Tips om een commerciële e-mail te schrijven
E-mail is een populair communicatiemiddel. Dat zie je aan je inbox. Beetje vol denk je niet? Bij je klanten is dit net zo. Hoe kan de e-mail van je bedrijf er tussen opvallen? En beter, hoe veroorzaakt hij de gewenste actie? We geven je enkele tips voor het schrijven van commerciële e-mails.
Schrijf een duidelijke onderwerpregel
Het eerste wat de ontvanger van je e-mail leest is de onderwerpregel. Maak deze duidelijk en zorg dat hij uitnodigt om je e-mail te openen. Maak de lezer nieuwsgierig.
Start met een goede, persoonlijke aanspreking
Je e-mail belandt bij een specifiek persoon, spreek deze dus persoonlijk aan. Bv: Dag Jan. Je krijgt meer reactie van een lezer als hij het gevoel heeft dat de e-mail voor hem persoonlijk bedoeld is. Gebruik bijvoorbeeld de naam of een originele aanspreking die de aandacht grijpt. Bv. Dag oldtimerliefhebber. Let wel op de relatie die je hebt met de ontvanger: is deze formeel of informeel?
Behandel één onderwerp per e-mail
Wil je meerdere onderwerpen bespreken in je e-mail? Vraag je dan af of je de e-mail niet kunt opsplitsen in meerdere e-mails. Zijn er dingen die je kunt weglaten? Zo is de e-mail duidelijker voor de ontvanger.
Vermeld het belangrijkste eerst
Wees to the point en kom direct tot de kern van je bericht. Behandeld de vijf W’s: wie, wat, waar, waarom, wanneer. Voeg eventueel ook “hoe” toe. Zorg dat de antwoorden hierop in de eerste alinea van je e-mail voorkomen. Of nadat je de aanleiding en het doel van je bericht hebt toegelicht. Hierna kun je meer op het onderwerp ingaan en bijkomende details vermelden.
Zorg voor actie met een call-to-action
In een commerciële e-mail wil je je lezer een actie laten doen. Vermeld dan ook een duidelijke call-to-action. Laat deze opvallen. In de laatste alinea moet de lezer precies weten wat je van hem verwacht en hoe hij kan reageren. Wil je dat hij verder klikt? Maak dit dan duidelijk met je CTA en geef er de juiste link bij.
Hou het kort
Zoals bij alle communicatie online moet je denken aan de scannende lezer. Hou je e-mails dus kort, beknopt en duidelijk. Hou het visueel interessant door bullet points te gebruiken voor opsommingen en korte alinea’s af te wisselen met witruimte. Qua totale e-mail lengte is maximum een A4 is een goede richtlijn.
Koppen
In een e-mail mag je gerust ook tussenkoppen gebruiken. Hiermee kondig je aan waar de volgende alinea over gaat. Voor de scannende lezer is dit ook aangenaam.
Vermijd afkortingen
Duidelijkheid voor je lezer is belangrijk. Vermijd dus ook afkortingen, ook als deze algemeen bekend zijn. Afkortingen doen immers haperen.
Sluit af met een passende afsluiter
Je kunt de afsluiter ook personaliseren. Bepaal zelf wat het best bij de lezer van de e-mail past. Kijk ook een beetje naar de relatie die jullie hebben. In e-mail voor een zakencontact sluit je bijvoorbeeld niet af met ‘Veel liefs’. Sluit af met de naam van je bedrijf of je eigennaam en maak het eventueel nog persoonlijker door je handtekening eronder te zetten.
PS Voeg eventueel een PS toe
Op het einde van je e-mail kan je een PS toevoegen. Dit is één van de elementen die het meest opvallen bij het openen van een e-mail. Schrijf hier een nieuwe boodschap, eentje die iets extra toevoegt.
Reageer zelf ook op e-mails
Krijg je zelf een e-mail, reageer er dan op wanneer je deze krijgt. Kan je niet onmiddellijk antwoorden? Stuur dan dat je er mee bezig bent en later een antwoord geeft. Ben je afwezig? Gebruik een duidelijke automatic reply.
Goed geschreven, duidelijke, commerciële e-mails worden meer gelezen door je klanten. Je bereikt er ook meer mee, namelijk de acties die je voor ogen hebt. Grijp dus de aandacht, wek interesse op en spoor je lezers aan tot actie.
